Kysymyksiä ja vastauksia organisaatiomuutoksesta

Ringetteliiton organsiaatiomuutos on nostanut esiin kysymyksiä seuratoimijoissa. Esitettyihin kysymyksiin on nyt kirjoitettu vastauksia.

1. Miksi Palvelukeskuksen toiminta on koko ringettekentälle tärkeä?

Vaikka henkilöstömäärä on pieni, Palvelukeskus luo tärkeät perusedellytykset lajin, seurojen ja joukkueiden toiminnalle.

Lajin kehittäminen sääntöineen, toimihenkilökoulutus niiden pohjalta, sarjajärjestelmät ja lajitoimintojen vuosikello, maajoukkuetoiminta, viestintä sekä yhteisten asioiden hallinto edellyttävät toimivaa Palvelukeskusta, joka keskittyy perustoimintojen ohella kulloinkin tärkeimpiin ajankohtaisiin ja ennakoitavissa oleviin haasteisiin.

Palvelukeskuksen tapa toimia, verkottuminen lajin sisäisesti ja sen ulkopuolella, suhtautuminen lajikentän vapaaehtoistoimijoihin sekä palveluiden kehittäminen seurojen ja joukkueiden tarpeet huomioon ottaen ovat tärkeitä asioita koko lajin hengelle ja toiminnalle.

2. Miten perustoiminnat ja kulloinkin ajankohtaiset haasteet määritetään?

Jäsenistö päättää liittokokouksessa kolmesta avainasiasta: liiton strategiasta sekä seuraavan vuoden toimintasuunnitelmasta ja budjetista. Näiden ohella liittokokous valitsee luottamusjohdon.

Strategiassa tehdään katsaus edessä oleviin haasteisiin ja haetaan niihin ratkaisutapoja tekemällä avainvalintoja. Tämä tarkoittaa sitä, että määritetään ne tekemiset, jotka ovat kaikkein tärkeimpiä ja hyväksytään se, ettei toiminnan painopistettä voi asettaa vähemmän tärkeisiin.

Toimintasuunnitelmalla ja budjetilla avainvalinnat jaksotetaan siten, että liiton voimavarat riittävät tärkeimpien asioiden tekemiseen ja niistä vähemmän tärkeistä sitten tingitään, perustoimintoja vaarantamatta.

3. Mihin liiton avainvalinnat perustuvat?

Liittohallituksen tärkein tehtävä on toteuttaa Ringetteliiton olemassaolon tarkoitusta eli missiota ja näin pyrkiä liittokokouksen hyväksymillä avainvalinnoilla vahvistamaan lajin ja sen toimijoiden elinvoimaisuutta.

Tärkeimmän tehtävänsä toteuttamiseksi liittohallitus on tehnyt sekä kentän kanssa että sisäisesti suuren määrän kyselyitä ja selvityksiä saadakseen mahdollisimman hyvän kuvan ringeten haasteista ja mahdollisuuksista.

Seurojen ja alueiden kanssa käydyt keskustelut, seurojen ja joukkueiden tilanne, saatu palaute ja ulkopuoliset kansalliset liikuntatutkimukset ovat olleet pohjana arvioita tehtäessä.

4. Miten avainvalinnoista päästään liiton organisaation kehittämiseen?

Vertaamalla asetettua tärkeysjärjestystä henkilöstön osaamiseen ja toimenkuviin.

Näin tehtiin edellisen kerran, kun liitto irtautui kaukalopallosta. Tällöin keskusteltiin todella paljon lajin näkyvyydestä ja viestinnästä, jopa siten, että se nähtiin kentän palautteissa liiton tärkeimpänä tehtävänä. Tätä tuki asiasta tehty opinnäytetutkimus.

Näin sitten päätettiin luoda viestintä- ja markkinointipäällikön tehtävä ja ryhtyä uudistamaan lajin viestintää. Jäsenpalaute tehdyistä toimista oli kiittävää ja kannustavaa.

5. Mitkä avainvalinnat ohjaavat tätä muutosta?

Tiivistetysti sanottuna pyrkimys kasvattaa harrastajamäärää ja sitä kautta lisätä sekä liiton että seurojen voimavaroja.

Ringette pysyy elinvoimaisena vain, jos lajin pariin tulee uusia harrastajia, aikanaan oman harrastuksensa lopettavien tilalle. Koronapandemia iski ison loven nuorimpiin juniori-ikäluokkiin, aivan samalla tavalla kuin muissakin urheilulajeissa.

Muista naisten ja tyttöjen joukkuelajeista poiketen ringetessä ei ole onnistuttu nuorten ja aikuisten harrastusmahdollisuuksien kehittämisessä. Näissä jälkimmäisissä on kuitenkin lajin suurin kasvupotentiaali ja myös suurin kehittämistarve.

6. Mitä näille haasteille on tähän mennessä tehty?

Liitto on keskittynyt siihen, miten luistelu- ja ringettekouluihin saadaan lisää lajista kiinnostuneita ja miten näistä sitten muodostetaan juniorijoukkueita.

Näistä ringette- ja luistelukoulujen rooli on hyvin koko kentällä tiedostettu ja toimintaa hyvin vakiinnutettu, kulloinkin omien voimavarojen mukaisesti. Siirtyminen joukkueisiin ei ole kuitenkaan aivan mutkatonta. Muutokseen yksilötaitojen opettelusta joukkuetoimintaan pitää saada mukaan paitsi itse pienet harrastajat, myös heidän vanhempansa. Samalla on löydettävä lajista innostuvia toimihenkilöitä.

PeliBailut on yksi uusi toimintamuoto tähän tarkoitukseen ja palaute on ollut myönteistä. Liitto on palkannut ylimääräisellä valtionavulla tähän määräaikaisen tekijän ja tarkoitus on jatkaa tätä työtä.

7. Miksi tätä toimintaa pitää jatkaa?

Toiminnan jatkuvuus edellyttää sitä, että liitto voi auttaa seuroja niin kauan, että toiminta alkaa vakiintua.

Ylimääräinen valtionapu päättyy 31.5.2024. Sen jälkeen liitolla ei olisi, ilman organisaatiomuutosta, tähän yhtään tekijää. Myöskään harrasteringeten kehittämiselle ei löytyisi voimavaroja. Kukaan ei varmaan kuvittele, että uudet toimintatavat lähtevät liikkeelle vain sanomalla seuroille, että tehkää jotain.

On tärkeää, että joku suunnittelee toimintaa, tekee aika- ja muita varauksia, hoitaa viestintää, innostaa tekijöitä mukaan, näyttää mallia onnistumisesta ja tekee ennakkoluulottomia kokeiluja, joita sitten useampi voi hyödyntää omassa toiminnassaan. Kaikki tämä edellyttää liittohallituksen arvion mukaan yhtä henkilötyövuotta, ainakin kahden vuoden ajaksi.

8. Miksei palkata yhtä lisähenkilöä Palvelukeskukseen?

Liittohallitus ei halua lisätä jäsenten ja harrastajien taloudellista kuormaa yhtään enempää kuin on aivan välttämätöntä.

Jos lisähenkilö palkattaisiin, se merkitsisi sekä lisenssimaksujen että sarjamaksujen selvää korottamista. Koronan aikana ja jälkeen olemme nähneet selvän yleiskustannusten nousun kautta linjan. Tämä rasittaa harrastajiemme, heidän vanhempiensa ja seurojen taloutta. Liittohallitus haluaisi luoda lisää taloudellista pelivaraa nimenomaan harrastajamäärän kasvun ja uusien kumppanuuksien kautta.

Kun nyt käydään kovaa keskustelua harrastusten kustannusten kasvusta, seurojen ja joukkueiden on tärkeää myös säilyttää kilpailukyky suhteessa muihin harrastuksiin. Matalan kynnyksen harrastus on tärkeä keino tähän ja siihen harrasteringeten kehittäminenkin tähtää.

9. Miten lisäosaamista saadaan ilman lisärahoitusta?

Tärkeimpänä ratkaisuna on osa-aikaisuus.

Suomessa on laajemminkin siirrytty monimuotoisimpiin työsuhteisiin, jotta sekä työantajat että työntekijät voivat sovittaa tarpeitaan vallitseviin tilanteisiin.

Osa-aikaisuus mahdollistaa esimerkiksi opiskelun työn tekemisen rinnalla, työn tekemisen kahden tai useamman eri toimijan hyväksi ja joissain tilanteissa myös enemmän aikaa perheelle, kodille tai harrastuksille.

Käynnistynyt rekrytointiprosessi kertoo sen, että osa-aikaisuudelle on kysyntää, myös siinä organisaatiorakenteessa, jonka liittohallitus on asettanut tavoitteeksi.

10. Miksi määräaikaisuutta tarvitaan?

Liikunnan, nuorisotyön ja kulttuurin valtionapu uhkaa puolittua vuonna 2027.

Ringetteliiton valtionapu on ollut jo pitkään vajaat 200 000 € vuodessa. Vaikka tämä on vain osa vuotuisesta budjetista, voidaan katsoa, että se kattaa noin neljä vakinaista henkilötyövuotta eli sen määrän, joka liitolla on ollut jo vuosikymmeniä.

Mainittu puolittuminen on kirjattu valtioneuvoston kehysbudjettiin vuodelle 2027. Vaikka on vaikea uskoa, että näin iso leikkaus olisi tehtävissä seuraavien eduskuntavaalien alla, se on juuri nyt ainoa suunnitteluperuste.

Tämä merkitsee laskennallisesti kahta vakinaista henkilötyövuotta. Liittohallitus ei voi ajaa toimintaa eikä henkilöstöä kohti äkkipysäystä, vaan joutuu tekemään muutospolun siten, että vuonna 2026 voidaan nähdä tuleva tilanne ja sopeuttaa toiminta sekä organisaatio sen mukaan.

11. Onko Palvelukeskuksen henkilöstö tietoinen muutoksen kaikista perusteista?

Muutoksen kaikkien perusteiden huolellinen läpikäynti on lain määrittämä työnantajavelvoite ja sen mukaan on toimittu.

Koko henkilöstölle on käyty läpi tärkeimmät perusteet ja niiden tueksi on laadittu yksityiskohtainen koko liittohallituksen vahvistama asiakirja. Asiakirja kattaa paitsi kaikki tässä yhteydessä esille nostettavat kysymykset, myös laajemman arvion siitä, mitä muita haasteita Palvelukeskuksen organisaatioon ja toimintaan liittyy.

Asiakirja on sisällöltään luottamuksellinen, joten sen saattaminen laajempaa tietoon ei ole mahdollista. On kuitenkin tärkeää, että tällaisessa merkittävässä muutoksessa voidaan käydä avoin keskustelu jokaisen asianomaisen kanssa. Näin on myös menetelty.

12. Selviääkö Ringetteliitto vuoden 2027 yli?

Varmasti selviää, koska on kolme vuotta aikaa tehdä oikeita toimia.

Kaikki toimintavuodet eivät ole samanlaisia. Toimintoja voidaan painopisteyttää esimerkiksi maajoukkueiden toiminnassa, keskittyen vahvasti kisavuosiin. Taloudellista pelivaraa voidaan luoda muun muassa säätelemällä toiminnan tasoa, lisäämällä yhteistoimintaa muiden lajiliittojen kanssa, kilpailuttamalla toimintoja, kuten kirjanpitopalvelut tai tietohallinto ja keskittämällä tapahtumia, kuten Tie Huipulle -tapahtuma oheistapahtumineen.

Olennaista on nähdä talouden kehittyminen pari-kolme vuotta eteenpäin. Tässäkin suhteessa harrastajamäärän kasvu on tärkeä tekijä.

13. Koskeeko määräaikaisuus kaikkia?

Toiminnan jatkuvuus on kaikissa tilanteissa varmistettava ja siksi kaksi tehtävää - toiminnanjohtaja ja lajipäällikkö - ovat vakinaisia.

Kaikki muut tehtävät määritetään uudelleen vuonna 2026. Tämä tehdään niillä taloudellisilla näkymillä, jotka tuolloin vallitsevat. Tuolloin on nähty, miten harrasteringette kehittyy, miten perustoiminnot hoituvat uudella organisaatiolla, mitä kehittämistarpeita tunnistetaan ja millainen palaute seuroilta ja joukkueilta saadaan.

Määräaikaisuus ja osa-aikaisuus koskee siis myös nykyistä palkattua henkilöstöä, toiminnanjohtajaa lukuun ottamatta.

14. Mitä määräaikaisuus ja osa-aikaisuus merkitsee nykyiselle henkilöstölle?

Tiivistetysti sanottuna tehtävien uudelleen määrittelyä siten, että tehtävät ovat hoidettavissa niihin varatulla ajalla.

Sarja- ja hallintopäällikön tehtävä on jaettu kahdeksi eri tehtäväksi, jolloin liittoon haetaan uutta sarjapäällikköä. Osaamisen kehittäjän tehtävästä jää jäljelle valmennuskoulutus, kun muut tehtävät kootaan lajipäällikölle.

Lajipäällikkö on jatkossa valmennuskehittäjän ja sarjapäällikön esihenkilö, ohjaa erotuomaritoiminnan kokonaisuutta, pitää yhteyttä koko kentällä oleviin verkostoihin ja johtaa maajoukkuetoimintaa ja toimii tiiviissä yhteistyössä harrasteringeten toimijoiden kanssa, lajin pitämisessä ehyenä ja johdonmukaisena. Näin osa-aikaisuus riittää valmennuskehittäjän tehtävien hoitamiseen.

15. Miten pitkään muutosta on valmisteltu?

Kehittämistarve tunnistettiin koronapandemian aikana ja nyt päätettyä ratkaisua ryhdyttiin pohtimaan tarkemmin tammikuussa 2023.

Organisaation kehittäminen esitettiin osana strategiaa jo syksyn 2022 liittokokouksessa ja sitten uudestaan syksyn 2023 liittokokouksessa. Syksyn 2022 liittokokouksen aikaan oli tiedossa, että toiminnanjohtaja Anu Pitkänen oli lähdössä vuodenvaihteessa uusiin tehtäviin.

Näin ei ollut mahdollista ryhtyä ensimmäisiin kehittämisaskeliin ennen uuden toiminnanjohtajan valintaa. Oli tärkeää, että uusi toiminnanjohtaja osallistuu organisaation kehittämiseen, koska hänen vastuulleen tulee joka tapauksessa suurimman muutosjohtamiskuorman kantaminen.

16. Miksi kaikkea tätä ei tarkasteltu liittokokouksessa?

Liittohallitus toimii yhdistyksessä työnantajana, jonka vastuulle organisaatio- ja henkilöstöasiat kuuluvat.

Työnantajatoimintaa ohjaa useampi laki, kuten esimerkiksi työsopimuslaki ja yhteistoimintalaki, jotka sitten soveltamista tukevine periaatteineen kertovat, mitä voidaan tehdä ja mitä ei. Lakeja on sovellettava kirjaimellisesti ja kaikkien osapuolten vastuut tarkasti huomioiden. Näihin kuuluvat myös työntekijöiden yksityisyydensuoja ja tiedonsaantioikeudet.

Yhdistyksen kokouksessa ei ole mahdollista käsitellä näin monimuotoista kokonaisuutta, koska kaikkia asioita ei ole mahdollista ottaa esille. Koska organisaation kehittämisessä kohdataan myös henkilöön käypiä asioita, vaaditaan näiden tarkastelussa ehdotonta luottamuksellisuutta.

Liittohallituksen jäsenet ovat korostetusti jäsenistön valitsemia luottamushenkilöitä, joita sitoo vaitiolovelvollisuus. Liittokokouksen osallistujilla tällaisia välttämättömiä velvollisuuksia ei ole, joten kokous ei voi toimia työnantajana ja siten täyttää lakien asettamia velvoitteita.

Liittohallituksen, sen puheenjohtajan ja toiminnanjohtajan tehtävät henkilöstöasioissa on tarkemmin luettavissa liiton Hallintosäännöstä.

17. Voiko liittokokous edellyttää organisaatioratkaisun uusintatarkastelua?

Yhdistyksen kokous (liittokokous) voi ottaa käsiteltäväkseen minkä tahansa asian, joko ylimääräisessä liittokokouksessa tai nostamalla asia esille säännönmukaisessa liittokokouksessa.

Molempiin kokouksiin löytyvät toimintaperiaatteet liiton säännöistä (n. yhdistyssäännöt). On kuitenkin huomattava, että tällainenkaan kokous ei voi toimia työnantajana, joka rooli kuuluu vain ja ainoastaan liittohallitukselle. Liittohallituksen tulee luonnollisesti toimia liiton sääntöjen mukaisesti. Jos ja kun tässä asiassa näin on tehty, liittokokous ei liittohallituksen päätösten muuttamiseksi voi toimia muutoin kuin esittämällä epäluottamuksen liittohallitukselle.

Kuten eduskunnassakin, epäluottamuksesta äänestetään ja jos epäluottamus saa enemmistön, liittohallitus eroaa. Tämä sitten johtaisi uuden liittohallituksen valintaan ja sen tultua valituksi, organisaatioprosessin uudelleenkäynnistykseen.

18. Mitä kentältä nyt toivotaan?

Työrauhaa, malttia sekä tukea koko henkilöstölle.

Meneillään oleva muutos on liiton historian suurin. Se on oikeastaan ensimmäinen, jossa Palvelukeskusta tai aiempaa liiton toimistoa on tarkasteltu kokonaisuutena ja tarkastelussa sallittu toiminnan ennakkoluuloton arviointi.

Tällaisia arvioita on aina silloin tällöin tehtävä, jotta organisaatio välttää urautumisen, näköalan kaventumisen ja myös mukavuusvyöhykkeeseen siirtymisen. Nämä riskit koskevat jokaista organisaatiota ja jokaista henkilöä, koska tällainen kehitys on inhimillistä ja meitä kaikkia koskevaa.

Organisaatiomuutos on aina vaativa, niin johtamisen kuin henkilöstön näkökulmasta. Tilanteeseen liittyy epätietoisuutta, epävarmuutta tulevaisuudesta ja aina myös epäuskoa. Työnantajan ja työnjohdon tehtävä on antaa kaikki mahdollinen tuki. Muutoksen kohteena olevat joutuvat kokemaan koko muutoskirjon tuskan aina jossain vaiheessa häämöttävään tilanteen hyväksymiseen saakka.

Tämä kestää jonkin aikaa ja näin kentältä voi toivoa yllä tiivistetyssä vastauksessa olevia asioita. Olennaista on se, että näemme vielä päivän, jolloin muutos alkaa tuottaa parempaa palvelua, apua ja tukea.